Mit Microsoft Office 365 gibt es Probleme für Multiuser-Umgebungen, ob nun bei reinen Microsoft Remote Desktop Diensten oder mit Citrix XenApp/XenDesktop. Die Exchange Server stehen in der Cloud und damit wird der Outlook Cache Modus notwendig. Mit Aktivieren des Cache Modus wird in das servergespeicherte Profil des Benutzers eine OST Datei unter AppData\Local\Microsoft\Outlook angelegt, die aktuell bis zu 100 GB groß werden kann.

Dies führt zu folgenden Problemen:

  • Die Profile werden groß und damit wird die Anmeldezeit lang.
  • Die OST Datei muss erst einmal aus AppData\Local mitgenommen werden.
  • Ein Umleiten der OST Datei auf eine Freigabe wird von Microsoft nicht unterstützt.
  • Umleiten geht, aber das Lesen per SMB kann sehr träge sein.

Neben dem Cache Modus gibt es zudem noch den SuchIndex für Outlook und hier kommt es zu gleichen Problemen. Doch welche Lösungen bieten Microsoft und Citrix in einer Multiuser Umgebung hierfür an? Seit dem Erscheinen von Citrix User Profile Manager (UPM) Version 7.18 wird eine Lösung für OST und SuchIndex geboten.

Die am Markt übliche Lösung für dieses Problem liegt in der Verwendung von virtuellen Laufwerken, z.B: VHDX. Der Zugriff auf die OST Datei aus einem virtuellen Laufwerk erfolgt blockweise und hat damit große Vorteile. Microsoft macht dies schon recht lange mit den ProfileDisk, FSLogic hat sogar Produkte dafür und Citrix löst dies ab der Version UPM 7.18 und höher. Bei Microsoft wird das gesamte Profil in eine VHDX verlagert, aber bei Citrix geschieht dies bisher nur für die OST Datei und den SuchIndex.

UPM Suchindex-Roaming für Outlook

Unter diesem Begriff bewirbt Citrix die zuvor beschriebene Funktion. Dennoch wäre Outlook Cache Modus-Roaming für mich die bessere Wahl und evtl. auch ein Grund dafür, warum Kunden diese Funktion schnell übersehen. Als Citrix-Richtlinie ist tatsächlich nur diese eine Option zu setzen, damit die OST Datei in eine VHDX auf der Freigabe vom UPM Speicher geschrieben wird.

 

Wie funktioniert es?

Sobald sich ein Benutzer anmeldet, werden vom UPM-Dienst zwei 100MB VHDX Dateien (dynamisch bis 100GB) in der Freigabe des Benutzers erstellt. Während der Anmeldung wird über den Profile Manager der lokale Microsoft Virtual Disk Service angewiesen, die VHDX Datei mit dem Pfad %UserProfile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook zu verlinken.

 

Das kann auf dem Server gut beobachtet werden, denn der Ordner wird als verlinkte Disk dargestellt und im Datenträger-Management werden die virtuellen Festplatten (100GB) angezeigt, also zwei pro Benutzer.

 

 

Worauf ist zu achten? 

Fehler beim Laden der Disk über den Microsoft-Dienst sind im administrativen Eventlog zu finden und nicht im UPM Log. Der Dienst scheint etwas sensibel mit den Berechtigungen zu sein, obwohl dieser im Systemkontext läuft. Einer meiner Kunden hatte die UPM-Freigabe nur für Authentifizierte Benutzer berechtigt und Jeder entfernt. Dies hat daraufhin für administrative Benutzer funktioniert, aber für normale Benutzer nicht. Nach dem Zurücksetzten lief alles wie gewünscht.

Aktuell gibt es Probleme beim Verlinken der VHDX-Datei mit dem Verzeichnis durch den User Profile Manager. Dazu gibt es die Events 3005 und 3006, die aber keine Hilfe bieten und auch nicht erklären, worin das Problem besteht. Wer im Log des UPM sucht, sucht vergebens. Eine vorübergehende Umbenennung der VHDX und damit Neuerstellung hat geholfen, dass die Verlinkung erst einmal wieder funktioniert. Danach kann die VHDX wieder zurück umbenannt werden, um nicht noch einmal beispielsweise den Cache von 5GB oder mehr aufzubauen.

Beim Abmelden des Benutzers braucht der SuchIndex-Dienst relativ lange, um die Zugriffe wieder freizugeben. Ist nicht genug Zeit nach der Abmeldung und dem Entladen des Profils vorhanden, dann wird auch nicht die virtuelle Disk entladen und es entstehen massive Probleme. Die UPM-Einstellung zum verzögerten Löschen des lokalen Profils und das Setzen von mindestens 60 Sekunden haben bedingt Abhilfe gebracht.

Zu guter Letzt schreibt Outlook als Standard alle E-Mails in den Cache, also sollte unbedingt per Gruppenrichtline ein passender Zeitraum (3 Monate) vorgegeben werden.

 

Fazit

Citrix bietet mit der neuen Funktion eine Lösung für den Outlook Cache Mode und den SuchIndex. Leider ist das Verlinken der VHDX nicht konstant und damit aktuell nur etwas für einen PoC. Bei Fehlern in diesem Bereich gibt es im Grunde keine aussagekräftige Hilfe und auch im Internet ist diesbezüglich nichts zu finden.

 


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